Gestión administrativa de la formación bonificada: ¿quién se ocupa de los trámites FUNDAE?
Introducción
Tu empresa quiere formar a su equipo. Ya sabe qué conocimientos necesita mejorar y quizá incluso ha elegido el curso. Entonces llega la pregunta que suele frenar el proyecto: «¿Quién se encarga de los trámites de FUNDAE?»
La formación bonificada permite a las empresas financiar la formación de sus trabajadores mediante bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social. Para hacerlo correctamente, hay que organizar la acción formativa, comunicar determinados datos, conservar documentación y coordinar la aplicación de la bonificación. FUNDAE explica el proceso completo en su guía para empresas.
La gestión administrativa de la formación bonificada reúne todas esas tareas que acompañan al curso. Conocerlas ayuda a planificar mejor y a decidir qué trabajo puede asumir la empresa y para cuál le conviene contar con apoyo especializado.
¿Qué incluye la gestión administrativa de la formación bonificada?
Bonificar una formación requiere más que elegir un curso e inscribir a las personas participantes. El proceso comienza antes de la primera clase y continúa después de que termine la formación.
En términos generales, incluye la revisión del crédito disponible, la preparación de la acción formativa, las comunicaciones en la aplicación de FUNDAE, el control de la documentación, la comunicación de finalización y la coordinación necesaria para aplicar la bonificación en las cotizaciones.
Cada fase tiene su momento. Por eso, cuando una empresa deja la parte administrativa para el final, puede encontrarse con datos que faltan o decisiones que debían haberse tomado antes de iniciar el curso.
La buena noticia es que no es necesario que el responsable de la empresa aprenda a gestionar solo todo el procedimiento. FUNDAE contempla que la gestión pueda realizarla la propia empresa o una entidad organizadora; también distingue la figura del gestor administrativo cuando el encargo se limita a las comunicaciones en la aplicación. Consulta la explicación de FUNDAE sobre estas figuras.
Antes del curso: preparar la formación y comunicar su inicio
La primera tarea consiste en comprobar con qué crédito cuenta la empresa y definir la formación que necesita el equipo. Conviene concretar objetivos, contenidos, duración, modalidad, participantes y calendario.
Esta preparación tiene una parte formativa y otra administrativa. Los datos de la acción y del grupo deben comunicarse en la aplicación de FUNDAE con la antelación exigida. Si la empresa cuenta con representación legal de las personas trabajadoras, también debe atender el proceso de información que corresponda antes del inicio. FUNDAE detalla ambos pasos en su guía.
Es aquí donde una buena coordinación ahorra trabajo. La empresa conoce sus necesidades y decide a quién quiere formar; quien gestiona el proyecto puede ayudar a ordenar la información, revisar el calendario y preparar las comunicaciones acordadas.
Un ejemplo cotidiano
Imagina una empresa que quiere impartir un curso de ciberseguridad a personal de varios departamentos. Antes de fijar la fecha, debe decidir cuántas personas participarán, comprobar su disponibilidad y definir cómo se realizará la formación.
Si esos datos se cierran con tiempo, la organización del curso y la tramitación pueden avanzar de forma coordinada. Si cambian a última hora, habrá que revisar cómo afectan al grupo y a las comunicaciones realizadas.
Durante la formación: mantener los registros al día
Cuando empieza el curso, la gestión administrativa continúa.
Según la modalidad, deben utilizarse los controles y registros correspondientes. En formación presencial se documenta la asistencia; en teleformación, la plataforma debe permitir registrar la actividad de las personas participantes. También pueden producirse incidencias que sea necesario comunicar y justificar. FUNDAE recoge estos aspectos en el paso dedicado al desarrollo de la formación.
Para la empresa, esto significa que la documentación debe formar parte de la organización normal del curso. Recogerla de manera ordenada durante la impartición facilita revisar qué ha ocurrido y preparar el cierre.
El objetivo no es acumular papeles. Es disponer de información coherente que permita acreditar la formación realizada.
Después del curso: finalización, costes y bonificación
Terminar las clases no significa que haya terminado el proceso FUNDAE.
Antes de aplicar la bonificación, se comunica la finalización del grupo en la aplicación, junto con los participantes que cumplen las condiciones y los costes correspondientes. La empresa debe coordinar esta información con quien gestione sus cotizaciones a la Seguridad Social, porque la bonificación se aplica en los seguros sociales, después de completar los pasos exigidos. Así lo describe FUNDAE en las fases de finalización y aplicación.
También hay que conservar la documentación acreditativa por si se solicita posteriormente. FUNDAE indica un plazo de conservación de cuatro años para las acciones cuya bonificación se haya aplicado.
Por eso es útil que, al cerrar el curso, la empresa sepa qué documentación recibe, dónde queda archivada y quién atendería una posible consulta o requerimiento.
¿Qué hace la empresa y qué puede gestionar ARÁNDIGA?
Delegar tareas no significa perder el control sobre la formación. La empresa sigue decidiendo qué necesita aprender su equipo, quién participa y cuándo le conviene realizar el curso. También debe facilitar la información necesaria y coordinar con su área laboral la aplicación de la bonificación.
ARÁNDIGA puede acompañarla en la organización e impartición de la formación y en la gestión del proceso FUNDAE, conforme al alcance del servicio acordado. Esto permite que el equipo de la empresa se concentre en su actividad mientras dispone de apoyo para preparar comunicaciones, controlar la documentación y cerrar correctamente la formación. Conoce el servicio de formación bonificada de ARÁNDIGA.
La distribución exacta de tareas conviene dejarla clara desde el principio. FUNDAE distingue entre una entidad organizadora, que asume la organización de la formación según el acuerdo firmado con la empresa, y un gestor administrativo, cuya actuación se limita a las comunicaciones en la aplicación. No son la misma figura ni tienen el mismo alcance. FUNDAE explica esta diferencia.
La pregunta útil antes de empezar
Más que preguntar simplemente «¿nos lleváis FUNDAE?», conviene concretar: «¿De qué tareas os encargáis y qué información necesitáis de nosotros en cada fase?»
Esa conversación permite fijar responsables, preparar un calendario realista y evitar que una gestión quede sin asignar.
Formación bonificada con una gestión más clara
La carga administrativa no debería ser la razón por la que una empresa pospone la formación de sus trabajadores. Pero tampoco conviene restarle importancia: las comunicaciones, los registros y el cierre forman parte del proyecto.
Cuando el proceso está organizado, la empresa sabe qué decisiones debe tomar y qué tareas puede encargar. Así resulta más sencillo centrarse en lo que busca con la formación: que su equipo adquiera conocimientos útiles para el trabajo.
En ARÁNDIGA Consultoría y Formación ayudamos a las empresas a diseñar e impartir formación adaptada a sus necesidades y a gestionar el proceso de bonificación. Si quieres formar a tu equipo y necesitas saber cómo se organizarían los trámites FUNDAE en tu caso, contacta con nosotros y cuéntanos qué formación estás valorando.
Preguntas frecuentes sobre la gestión administrativa de la formación bonificada
¿Puede una empresa encargar a otra entidad la gestión de su formación bonificada?
Sí. FUNDAE contempla que la empresa contrate a una entidad organizadora para gestionar la formación y su bonificación. El alcance de las tareas debe quedar recogido en el acuerdo correspondiente.
¿Una entidad organizadora y un gestor administrativo son lo mismo?
No. Según FUNDAE, la entidad organizadora gestiona la organización de la formación conforme al acuerdo con la empresa. El gestor administrativo realiza exclusivamente las comunicaciones a través de la aplicación.
¿Qué debe aportar la empresa para empezar?
Debe explicar qué formación necesita, facilitar los datos necesarios para organizarla y acordar las personas participantes y el calendario. La información concreta dependerá del proyecto y del tipo de gestión contratada.
¿La bonificación se aplica automáticamente al terminar el curso?
No. Es necesario comunicar la finalización y los datos correspondientes en la aplicación de FUNDAE. Después, la empresa coordina la aplicación de la bonificación en las cotizaciones a la Seguridad Social, siempre que se cumplan los requisitos.
¿Durante cuánto tiempo debe conservarse la documentación?
FUNDAE indica que la documentación acreditativa de las acciones formativas por las que se haya aplicado una bonificación debe conservarse durante cuatro años.
